Selbstmanagement – das eigene Leben organisiert angehen

Man merkt sofort, wenn jemand diesen Skill besitzt. Das sind Menschen, die pünktlich sind und vorbereitet, die Deadlines einhalten oder früh genug kommunizieren, wenn sie etwas nicht rechtzeitig schaffen werden. Sie haben an Geburtstage, Hochzeitstage, Jubiläen und Prüfungen der Menschen in ihrem Umfeld gedacht, Karten und Geschenke besorgt. Sie haben saubere Haushalte, Autos und Arbeitsplätze, selten einen Fleck auf der Bluse und vergessen so gut wie nichts. Diese Menschen managen sich selbst.

Selbstmanagement ist kein Talent oder angeboren, es ist lernbar und nur von Vorteil, sich damit auseinanderzusetzen. Denn viele Menschen wenden schlechte Strategien an, um ihren Tag zu strukturieren und geraten dadurch massiv in Stress. Sie verlieren den Überblick (einer der größten Stressoren) und bekommen zunehmend das Gefühl von Fremdbestimmung. Denn die Aufgaben prasseln irgendwann nur noch so auf einen ein und es bleibt einem nichts anderes übrig als zu reagieren, anstatt für sich selbst eine gute Priorisierung zu finden.

Selbstmanagement ist ein Ausweg aus der Fremdbestimmungsspirale. Indem man sich einen Überblick verschafft und selbstbestimmt und selbstständig handelt und entscheidet, was wann gemacht und was liegenbleiben wird, reagieren wir nicht, sondern wir agieren. Das heißt also, dass Selbstmanagement nicht automatisch dazu führt, dass jedes To-do erledigt wird. Aber Aufgaben, die nicht gemacht wurden, werden nicht mehr überraschend aufploppen und Stress auslösen. Es gab einen Grund, warum sie die Aufgabe nicht erledigt haben, es war eine bewusste Entscheidung, die Sie auch ohne Probleme mitteilen können.

Worauf sollten Sie in Sachen Selbstmanagement achten?

Wer einen Überblick haben möchte, der muss zuerst alle Aufgaben sammeln. Geachtet werden sollte auf ein zuverlässiges System, betont werden muss: ein einziges! Ein häufiger Fehler ist, Aufgaben an unterschiedlichen Orten zu haben. Manche verstecken sich in Emails, andere im Messenger, sie stehen im Kalender, in einem Aufgabenmanagement-System, im Notizbuch, auf einem Post-it, usw. Mit diesem System den Überblick zu behalten ist unmöglich! Das System der Wahl sollte zusätzlich in der Lage sein, anzuzeigen, wenn die Aufgaben anfallen. Man kann pragmatisch mit To-do-Listen arbeiten oder Methoden wie Kanban ausprobieren. Die Spannweite ist groß.

Jede erfasste Aufgabe sollte eine klare Handlung beschreiben. Oftmals sind To-do-Listen mit Punkten versehen, die wie folgt aussehen:

Obwohl derjenige, der die Liste verfasst hat, wahrscheinlich eine klare Vorstellung davon hat, was jeder dieser Punkte bedeutet und was zu tun ist, bedarf es oft einiger Überlegungen, um den nächsten Schritt festzulegen. Für die Steuererklärung muss man möglicherweise auf Unterlagen vom Steuerberater warten oder Formulare organisieren. Für die Konferenz ist ebenfalls unklar, welche konkreten Schritte erforderlich sind. Müssen beispielsweise Flüge und Hotel gebucht werden? Fehlt die Anmeldung zur Konferenz? Oder müssen Unterlagen zusammengestellt werden? Also welche Handlungen stehen hinter der Aufgabe?

Im System "Getting Things Done" von David Allen werden alle Angelegenheiten, die mehr als zwei Schritte erfordern, als Projekte bezeichnet. Dies stellt eine wesentlich umfassendere Definition von Projekten dar, als es normalerweise üblich ist. Durch diese Definition haben wir alle viele Projekte, die abgearbeitet werden müssen. Dabei gibt es eine Planungsphase und eine Abarbeitungsphase, die je nach Projekt iterativ durchlaufen werden können.

Die Planung umfasst folgende Schritte:

Festlegung von Zweck und Grundsätzen

Um den Zweck eines Projekts zu definieren, empfiehlt es sich, die Frage "Warum?" zu stellen. Zum Beispiel: Warum gehen Sie zu Ihrem nächsten Meeting? Was ist der Zweck Ihrer Aufgabe? Wozu haben Sie ein Budget? Diese Fragestellung bietet viele Vorteile: Es ermöglicht Ihnen, den Erfolg zu definieren, Kriterien für Entscheidungen festzulegen, Ihre Ressourcen gezielt einzusetzen, sich selbst zu motivieren, Klarheit zu schaffen und Ihre Optionen zu erweitern.

Sich über die eigenen Erwartungen und Grundsätze klar zu werden, vermeidet Ärger und Frust in der Zusammenarbeit mit anderen. Es ist demnach sehr empfehlenswert sich darüber auszutauschen, aber oft weiß man nicht, welche Erwartungen man überhaupt hat. Den Satz: „Ich würde den anderen völlig freie Hand lassen, solange sie ...“ zu vervollständigen, macht Erwartungen aneinander sichtbar, indem ausgesprochene oder unausgesprochene Prinzipien für die Tätigkeiten zu Tage treten.

Vorwegnahme des Ergebnisses/Zielsetzung

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ist es wichtig, sich Ergebnis oder Ziel geistig vorwegzunehmen. Hierbei wird nicht nach dem „Warum“, sondern nach dem „Was“ gefragt. Wie wird das Projekt aussehen, wenn es erfolgreich abgeschlossen wurde? Indem man Ergebnis und Ziel klärt sowie geistig vorwegnimmt, kann die eigene Wahrnehmung dahingehend aktiviert werden, Potenziale für die Umsetzung zu fördern. Um eine Vision zu entwickeln, kann man folgende drei grundlegende Schritte befolgen:

Brainstorming

Was sind die nächsten Schritte? Wie sollen all diese Ideen und Einfälle umgesetzt werden? Jede Idee wird zunächst ohne Bewertung oder Kritik in einer zufälligen Reihenfolge festgehalten. Es geht einmal wirklich um Quantität, statt Qualität. Erst später werden die Ideen analysiert und strukturiert.

Halten Sie die Ideen unbedingt fest – sei es in einer einfachen Liste oder mithilfe der Mind-Mapping-Methode. Hierbei wird der Leitgedanke in die Mitte gestellt, die damit verbundenen Ideen werden wie Planeten um den Leitgedanken angeordnet, aus denen sich weitere Verzweigungen ergeben. (Kleiner Tipp: Es gibt sogar Computerprogramme, die bei der Erstellung von Mind-Maps helfen können).

Diese Methode wird von Psychologen auch als „externalisiertes Wissen“ bezeichnet. Durch Visualisierung von Ideen und Einfällen wird das Gehirn dazu angeregt, viel mehr Ideen hervorzubringen, als bei einer rein gedanklichen Ideensuche der Fall wäre. Zudem verlängert die Visualisierung die Zeit, in der man sich intensiver mit einem Thema auseinandersetzen kann.

Organisation

Sobald Sie alle Ideen und Gedanken in der Brainstorming-Phase aufgeschrieben oder visualisiert haben, werden Sie schnell bemerken, wie sich eine natürliche Ordnung ergibt. Durch das Erkennen von Einzelheiten, Untergliederungen, Verläufen, Ereignissen und/oder Prioritäten können Sie die richtige Reihenfolge und die wichtigsten Elemente bestimmen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind. Je nach Projekt können hierbei einfache Listen oder komplexe Projektplanungssoftware verwendet werden, die oft das Wasserfall-Prinzip anwenden. Dabei wird das gesamte Projekt im Voraus geplant und die einzelnen Phasen in Diagrammen dargestellt.

Bestimmung der nächsten Schritte

Nun steht die Frage an: „Was ist der nächste Schritt?“ Im Fokus stehen dabei die Schritte, die aktuell im Projekt anstehen. Falls noch weitere Planungen notwendig sind oder eine Planungsphase noch aussteht, wird dies als nächster Schritt definiert.

Das Inbox Zero Prinzip

Das Ziel dieses Prinzips ist, dass keine ungelesenen Emails mehr im Postfach sind, denn der Email-Eingang ist keine geeignete Aufgabenverwaltung. Wer zu weit scrollen muss, erhöht die Gefahr, dass wichtige Projekte oder Aufgaben zwischen vielen rein informativen E-Mails übersehen werden.

2-Minuten-Regel: Alles, was direkt beantwortet werden kann, sollte beantwortet werden. Alle anderen E-Mails könnten nach folgenden Kategorien sortiert werden:

Willkommen in der Umsetzungsphase: Wenig Ablenkung, viel Ergebnis

Jetzt, wo alles geplant, organisiert und strukturiert ist, sollte doch das Abarbeiten wie von allein geschehen, oder? Leider nein, auch hier haben viele blockierende Angewohnheiten.

Vier Tipps für gute Angewohnheiten:

Stille Stunde

Eine bewährte Methode zur Selbstorganisation ist die Einführung von sogenannten „Stillen Stunden“. Untersuchungen haben gezeigt, dass Unternehmen, die diese für ihre Mitarbeiter etabliert haben, deutlich produktiver arbeiten als solche ohne. Der Grund: Wessen Tür immer und für alle offen stehen muss, lässt andere über den eigenen Arbeitsrhythmus bestimmen. Dabei ist es sinnvoller, Zeiten festzulegen, in denen man nicht gestört werden darf, um sich auf schwierige Aufgaben konzentrieren zu können. Eine stille Stunde bedeutet, dass man sich eine Stunde reserviert, in der weder Telefon noch E-Mails oder andere Störungen zugelassen werden. So kann man sich konzentriert und ununterbrochen seiner wichtigen Aufgabe widmen.

Pausen

Pausen haben eine immer wieder unterschätzte Bedeutung für die eigene Produktivität. Während wir uns konzentrieren, verbrauchen wir Energie, die erst wieder aufgebaut werden muss, um weitermachen zu können. Planen Sie also Pausen ein und versuchen Sie währenddessen die Augen vom Computerbildschirm abzuwenden, aufzustehen, sich zu strecken oder einfach die Augen zu schließen.

Bio-Rhythmus

Beginnen Sie damit, auf Ihren individuellen Biorhythmus zu achten und Ihre Arbeit entsprechend einzuplanen. Versuchen Sie herauszufinden, zu welchen Tageszeiten Sie besonders produktiv oder kreativ sind. Mit dieser Erkenntnis können Sie Ihre Aufgaben nach Ihren persönlichen Leistungszeiten priorisieren.

Ablenkung

Für viele Menschen ist das ständige Surfen im Internet eine Zeitfalle. Man möchte nur kurz etwas nachschlagen, und schon verliert man sich in den unendlichen Weiten des Internets. Meist hat das nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun, die man bearbeiten sollte. Um dies zu vermeiden, sollte man seine Online-Zeit begrenzen. Eine Regel könnte lauten: „Kein Social Media und keine Online-Zeitungen vor 14:00 Uhr“. Diese Regel kann man in seine täglichen Aufgaben integrieren, bis sie zur Gewohnheit geworden ist.

Erfolgreiches Selbstmanagement hilft Menschen, wieder Regisseure ihres eigenen Lebens zu werden. Wir stehen Ihnen und Ihrem Team gerne zur Seite und teilen unser Wissen wie auch unsere Erfahrungen, um Entwicklungsprozesse zu unterstützen. Zögern Sie also nicht, uns anzusprechen.